Diciamo le cose come stanno senza giri di parole: ogni albergatore che decide di cambiare il proprio gestionale (PMS) o il proprio CRM per innovare e restare competitivo scopre un’amara realtà, ovvero scopre che non esiste uno standard per i dati. Migrando da un software gestionale per hotel ad un altro, la maggior parte dei dati vengono persi. Siamo ostaggi tecnologici.
Ovviamente non è una volontà intenzionale, ma è una profonda e inaccettabile mancanza degli attuali sistemi software. I fornitori di software alberghiero pensano solo a sviluppare le proprie feature, e spesso lo fanno bene, ma dimenticano un aspetto fondamentale: la libertà di scelta dell’utente.
1. Migrazione Dati Hotel: Il Sacrificio dello Storico (PMS e CRM)
Il passaggio da un software all’altro, che sia un PMS o un CRM, si rivela un’operazione distruttiva. Il tuo patrimonio informativo viene sistematicamente danneggiato, smembrato, perso nel tentativo di migrare dal vecchio software al nuovo.
✅ Costo operativo e distorsione dei dati: Alcuni software riescono a importare le prenotazioni partendo da un report del vecchio PMS, che ovviamente contiene la metà dei dati necessari. Sempre meglio di niente.
Tutti i dati vitali per il Revenue e per il Marketing spariscono: mancano le caparre incassate e manca il dettaglio del prezzo per singola notte. Per altri sistemi gestionali, la situazione è persino peggiore, in quanto non consentono alcuna importazione di prenotazioni, limitandosi alla sola anagrafica cliente.
- Nota tecnica importante: Ma capisco anche il produttore del software, non li sto colpevolizzando. Purtroppo, essendo i database molto differenti tra di loro, tecnicamente un’importazione corretta e integrale dei dati è pressoché impossibile.
Conseguenze:
✅ Senza il dettaglio del prezzo giornaliero e le condizioni di pagamento, il tuo storico è irrecuperabile. Stai prendendo decisioni di Pricing al buio, basandoti su dati incompleti.
✅ Sul discorso caparre/acconti è un altro problema che impatta la contabilità.
✅ Sul CRM è un disastro: tutte le fantastiche profilazioni che l’hotel ha fatto in anni e anni di lavoro se ne vanno in fumo.
2. Preventivi: sei vulnerabile alla contestazione del prezzo
Per quanto riguarda i CRM, qui il discorso si fa delicato e raggiungiamo l’apice dell’assurdità operativa.
✅ L’assenza di storico commerciale: Tutti i preventivi che hai inviato ai clienti quasi sempre non sono trasferibili. Se un ospite contesta il prezzo o le condizioni stabilite mesi fa, non hai la prova per controbattere. Sei costretto a cedere, pur di non perdere la prenotazione.
Questo mina la tua professionalità e ti rende vulnerabile a qualsiasi contestazione sui prezzi e sulle condizioni di vendita, un danno enorme alla credibilità dell’hotel.
Va riconosciuto, tuttavia, che alcune soluzioni permettono un parziale salvataggio:
✅ Alcuni CRM ti danno la possibilità di salvare un PDF contenente la proposta inviata.
✅ Altri ti permettono di ricevere una copia della mail di conferma della prenotazione.
3. Ecosistemi Chiusi: La Mancanza di Standard Tecnologici nel Settore Alberghiero
La ragione di tutto questo caos è una: nel settore alberghiero non esiste uno standard per lo scambio dei dati, e io che sognavo un database standard.
✅ L’egoismo tecnologico: Ogni fornitore di software gestionale sviluppa il proprio formato proprietario e unico. La migrazione dati diventa un inferno costoso (API custom, ore di lavoro manuale, dati persi) che, pur non nascendo dalla volontà di fare un software migliore rispetto alla concorrenza, finisce indirettamente e involontariamente per tradursi nella loro migliore strategia di ritenzione clienti. La difficoltà oggettiva di cambiare software è il vero ostacolo alla tua libertà di innovazione tecnologica.
Questa pratica è inaccettabile.
Siamo professionisti che devono basare il proprio Revenue sull’analisi. È urgente che l’industria adotti degli standard di interscambio completi che includano tutti i dati necessari.
Il tuo software deve supportare la tua libertà di crescere e cambiare: non deve soffocarti.
| NOTA MOLTO TECNICA Secondo Marco Matarazzi di Slope, interpellato per avere la sua opinione sull’argomento, la soluzione migliore potrebbe essere un API in grado di restituire i dati necessari. Io preferisco l’idea di un file standardizzato perché in questo modo la software house deve scrivere poco codice, deve leggere/scrivere un file uguale per tutti. La soluzione dell’API invece è più flessibile ma costringe a scrivere del codice differente per ogni gestionale da cui si vogliono scaricare dei dati. Il punto negativo della soluzione con file è che ci vuole una “entità” che imponga a tutte le software house il formato del file. |