Partiamo subito cattivi: se nel 2025 stai ancora inviando preventivi in PDF allegati alle mail, forse è il caso di fare due passi indietro, o meglio, 3 passi avanti.
L’illusione del PDF “professionale”
Il file allegato ha un suo fascino: è impaginato, ha il logo in alto, magari anche una foto dell’hotel. Fa ordinato. Ma è anche:
1 – Invisibile nei tracciamenti.
Non puoi sapere se il cliente lo ha aperto, quando, quante volte. L’unica notifica che ricevi è… il silenzio.
2 – Inutile per le azioni successive.
Vuoi inviare un reminder automatico? Personalizzare il follow-up in base a ciò che ha letto? Fare A/B test? Con un PDF puoi solo sperare.
3 – Disallineato con il comportamento moderno.
Chi prenota online è abituato a cliccare, non a scaricare. Il PDF è un ostacolo, non un’opportunità.
4 – Pesante da inviare.
Ti sei fatto prendere la mano e tra una foto e l’altra ti ritrovi con 30MB di PDF che molti client di posta non riescono nemmeno a scaricare -> Prenotazione persa
Ma allora perché lin tanti lo fanno ancora?
Per abitudine. Perché il gestionale ha quel template lì. Perché “così si è sempre fatto”.
Per risparmiare sull’acquisto di un buon CRM.
E soprattutto perché in tanti hotel il preventivo non è ancora visto come uno strumento di marketing, ma come una formalità da inviare e basta.
Esiste un’alternativa?
Sì. E non richiede chissà quale budget.
Un preventivo moderno dovrebbe:
– Essere interattivo, con pulsanti chiari per prenotare, richiedere info, cambiare date o numero di persone.
– Vivere su una pagina web, tracciabile, personalizzata e con scadenza.
– Consentire azioni automatizzate: reminder, aggiornamenti, versioni dinamiche con sconti o upsell.
– Parlare la lingua dell’ospite, non quella del back office.
In conclusione
Se usi ancora i PDF, il preventivo non è un’opportunità. È un freno.
È come spedire un dépliant cartaceo nel mondo di WhatsApp.
Chi oggi vuole vendere davvero deve capire che il preventivo è un touchpoint strategico, non una burocrazia.
Ti ritrovi ancora nel vecchio modo di lavorare?
Oppure hai già trovato una strada più moderna?