Quando arriva una richiesta di prenotazione, la domanda giusta non è “a che prezzo la vendo?”, ma “cosa mi costa dire sì?”. Ogni camera venduta per certe notti non può essere venduta ad altri in quelle stesse notti. Il displacement è il ricavo che perdi, o potresti perdere, rinunciando ad altra domanda per accettare quella richiesta. Per i gruppi se ne parla spesso. Per i soggiorni individuali quasi mai, eppure è lì che si decidono min stay, CTA, CTD e prezzi di ogni notte.
Questa guida spiega come ragionare, con esempi numerici e un metodo che puoi applicare con un foglio di calcolo. I numeri sono di fantasia: servono a mostrare il meccanismo, che devi verificare sui tuoi dati. In letteratura lo stesso tema compare con altri nomi, come controllo della durata del soggiorno (LOS control) e bid price, cioè il prezzo minimo sotto cui non conviene vendere una camera.
In breve
- Un soggiorno si accetta se il suo ricavo netto copre il valore che la camera avrebbe avuto restando in vendita in quelle notti. Quel valore è la soglia della notte.
- Il min stay conviene solo se la domanda per i soggiorni più lunghi è abbastanza forte. Esiste un punto di pareggio, e si calcola.
- Non si parte “alti” o “bassi” in modo uniforme: si stringe sulle notti di punta e si allenta man mano che la data si avvicina, se le prenotazioni sono sotto il ritmo previsto.
- Prezzo e restrizioni sono leve diverse: si sceglie in base a come è distribuita la domanda sulle notti.
- Le notti isolate si vendono con un prezzo minimo calcolato, non a sentimento.
- Ogni regola va verificata confrontando periodi simili.
Cos’è il displacement per le prenotazioni individuali
Un hotel ha un numero di camere e un numero di notti. Ogni richiesta occupa alcune notti di alcune camere. Se la accetti, quelle notti non sono più disponibili per altri clienti. Il displacement è il confronto tra due cose:
- quello che guadagni accettando la richiesta;
- quello che avresti guadagnato tenendo la camera in vendita per quelle notti, tenendo conto della probabilità di venderla davvero.
Per un gruppo il confronto riguarda molte camere. Per un soggiorno individuale riguarda una camera, ma si ripete decine di volte al giorno: ogni volta che decidi un prezzo, un min stay o una chiusura, stai accettando o rifiutando una certa domanda. Il vantaggio di ragionare così è che il prezzo di una notte non si decide da solo: dipende dalle notti vicine.
Perché le notti sono collegate? Perché un soggiorno ne occupa più di una. Vendere il sabato da solo può lasciare scoperto il venerdì e la domenica. Vendere il sabato insieme al venerdì dà un ricavo più alto, ma solo se esiste abbastanza domanda disposta a prenotare due notti.
Il concetto chiave: la soglia della notte
La soglia di una notte è il valore atteso, al netto dei costi, che ricaveresti tenendo la camera in vendita. Si calcola così:
Soglia = probabilità di vendere la camera × (prezzo atteso − costi)
Esempio per una singola notte: se pensi di vendere la camera con probabilità del 90% a 190 €, e i costi di vendita sono 28 € (8 € di costi variabili per notte più 20 € di pulizia per cambio camera), la soglia è 0,9 × (190 − 28) = 145,80 €. Sotto quella cifra netta, conviene aspettare. È la stessa idea dell’LRV, il valore dell’ultima camera, di cui parlo in LRV e i tartufi di Gualdo Tadino.
Le probabilità arrivano dal forecast e dal pick-up: se non sono affidabili, la soglia non lo è. Per questo vale quanto detto in forecast: perché molti sono inaffidabili. Anche i costi vanno conosciuti: ne parlo in revenue management senza costi variabili.
Esempio 1: il min stay conviene davvero?
Un weekend (venerdì, sabato, domenica) per una singola camera. Dati di fantasia:
| Notte | Prezzo | Probabilità di vendere la notte da sola |
|---|---|---|
| Venerdì | 90 € | 40% |
| Sabato | 140 € | 90% |
| Domenica | 80 € | 30% |
Senza min stay. Ogni notte si vende per conto suo. Ricavo atteso: 0,9 × 140 + 0,4 × 90 + 0,3 × 80 = 186 €. Le notti vendute attese sono 1,6, e ogni soggiorno è un cambio camera. Costi: 1,6 × 8 + 1,6 × 20 = 44,80 €. Netto atteso: 141,20 €.
Con min stay di 2 notti sul sabato. Il sabato si vende solo insieme al venerdì (230 €) o alla domenica (220 €). Prendiamo una media di 225 € per soggiorno. Il netto, se la camera si vende, è 225 − 16 − 20 = 189 €. Il risultato dipende dalla probabilità p di trovare un cliente per le due notti: 189 × p.
Il pareggio si trova quando 189 × p = 141,20, cioè p ≈ 74,7%.
| Domanda per i soggiorni di 2 notti | Netto atteso con min stay | Differenza rispetto a senza min stay |
|---|---|---|
| Forte (p = 85%) | 160,65 € | +19,45 € |
| Debole (p = 60%) | 113,40 € | −27,80 € |
In questo modello semplificato, ignoriamo la terza notte rimasta libera, quindi il calcolo è prudente. Il risultato è chiaro: il min stay non è né buono né cattivo. Conviene se pensi di trovare clienti per due notti con una probabilità superiore al punto di pareggio, altrimenti ti fa perdere ricavo. Per questo un min stay alto “a prescindere” è rischioso, e allo stesso modo lo è l’assenza di min stay quando la domanda sul sabato è forte e quella su venerdì e domenica è debole. Per un approfondimento con altri esempi leggi il minimum stay, la leva più sottovalutata.
Esempio 2: accettare o rifiutare una richiesta
Un periodo di alta stagione. Per ogni notte calcoliamo la soglia. Costi: 8 € di costi variabili per notte e 20 € di pulizia per ogni cambio camera.
| Notte | Probabilità di vendita | Prezzo atteso | Soglia |
|---|---|---|---|
| Giovedì | 50% | 140 € | 0,5 × (140 − 28) = 56,00 € |
| Venerdì | 70% | 150 € | 0,7 × (150 − 28) = 85,40 € |
| Sabato | 90% | 190 € | 0,9 × (190 − 28) = 145,80 € |
La somma delle soglie per un soggiorno giovedì-venerdì-sabato è 287,20 €. Ora valutiamo quattro richieste. Il netto è il ricavo meno 8 € a notte meno 20 € di pulizia, una sola volta per soggiorno.
| Richiesta | Ricavo | Netto | Soglia | Differenza | Decisione |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 notti giovedì-sabato a 105 € | 315 € | 271 € | 287,20 € | −16,20 € | Non accettare, o proporre un prezzo più alto |
| 3 notti giovedì-sabato a 115 € | 345 € | 301 € | 287,20 € | +13,80 € | Accettare |
| Solo sabato a 170 € | 170 € | 142 € | 145,80 € | −3,80 € | Non accettare |
| Solo sabato a 180 € | 180 € | 152 € | 145,80 € | +6,20 € | Accettare |
| Solo giovedì a 120 € | 120 € | 92 € | 56,00 € | +36,00 € | Accettare, ma controlla il venerdì |
Cosa insegna: un soggiorno di 3 notti a un prezzo medio inferiore al sabato può essere accettabile, se la somma delle notti copre la somma delle soglie. Un prezzo alto solo sul sabato è insufficiente se le notti vicine restano scoperte. E una notte debole venduta bene è utile, ma va controllato che non crei un buco in una notte di punta adiacente. Questo calcolo assume che, se non vendi il soggiorno, ogni notte verrebbe venduta separatamente, e per questo è prudente.
Esempio 3: la notte isolata
Ti trovi con una notte libera, il martedì, tra due prenotazioni: lunedì e mercoledì sono occupati. Con il prezzo normale (85 €) la probabilità di venderla è del 25%. Il valore atteso, al netto dei costi, è 0,25 × (85 − 28) = 14,25 €.
Il prezzo minimo per cui conviene vendere la notte ora è: costi + valore atteso dell’attesa = 28 + 14,25 = 42,25 €. Se un cliente la prenota a 60 €, il netto è 60 − 28 = 32 €, più del valore atteso: conviene accettare. A 35 € non conviene, perché il netto (7 €) è inferiore all’attesa. Questa regola funziona se le probabilità sono ragionevoli e va ricalcolata man mano che la data si avvicina: più passano i giorni, più la probabilità di vendere cala e il prezzo minimo si abbassa.
Lo stesso ragionamento vale per le notti “spalla” attorno a un evento, di cui parlo in shoulder nights: il revenue che tutti lasciano sul tavolo.
Partire con min stay alti e poi abbassarli?
La risposta dipende dalla notte e dalla domanda, non esiste una regola valida per tutte le date.
- Notti di punta con domanda forte: si può partire con un min stay più alto, perché c’è probabilità di trovare clienti per più notti. Se il pick-up resta sotto il ritmo previsto, il vincolo si allenta.
- Notti deboli: partire con vincoli alti peggiora la situazione, perché si scoraggia la poca domanda esistente.
- Notti adiacenti a un evento: servono vincoli mirati (min stay, CTD o CTA) per evitare che la notte di punta venda e quelle vicine restino vuote.
Una sequenza tipica, con soglie di esempio da calibrare sui tuoi dati:
| Situazione | Azione |
|---|---|
| Sabato con forecast alto, venerdì e domenica deboli, lontano dalla data | Min stay di 2 notti sul sabato |
| A 30 giorni dall’arrivo, pick-up del sabato in linea e notti vicine ancora vuote | Mantenere il min stay e verificare i prezzi |
| A 14 giorni, pick-up sotto il ritmo previsto | Allentare il min stay, o aprire la vendita della notte singola con prezzo più alto |
| A pochi giorni, notti isolate rimaste libere | Vendere con il prezzo minimo calcolato |
Evita di cambiare regola a sentimento dopo una singola prenotazione o un rifiuto, come accade nel “tutto a sentimento” descritto in strategia vs giocare con il listino. Fissa prima le condizioni (pick-up, giorni all’arrivo, occupazione prevista) che fanno scattare il cambio.
Evitare il min stay e alzare il prezzo?
È una strategia valida in alcuni casi, ma non è equivalente. La scelta dipende da come è distribuita la domanda sulle notti:
| Situazione | Leva più adatta | Perché |
|---|---|---|
| Domanda forte su tutte le notti del periodo | Prezzo | Non ci sono buchi da proteggere: ogni notte ha la sua domanda |
| Domanda forte su una notte e debole sulle vicine | Min stay, CTA o CTD | Il vincolo vende insieme le notti, il prezzo da solo no |
| Domanda debole su tutto il periodo | Prezzo e condizioni semplici | Un vincolo allontana la poca domanda esistente |
| Notti isolate | Prezzo minimo calcolato | Il vincolo non aiuta a riempire un buco di una notte |
Se la scelta resta dubbia, si fa un confronto controllato: stesso giorno della settimana, stessa distanza dalla data, un periodo con vincolo e uno senza. Come costruire i confronti è spiegato in what-if analysis per non farsi cogliere impreparati.
Dove entrano min stay, CTA e CTD
Min stay, CTA (closed to arrival) e CTD (closed to departure) sono gli strumenti con cui si applica la decisione, non la decisione stessa. Il min stay può essere riferito alla data di arrivo o a ogni notte attraversata dal soggiorno: verifica come lo gestiscono PMS e channel manager, perché i due modi producono risultati diversi. Come funzionano e come impostarli, con un calcolo completo sul weekend, è in come aumentare il RevPAR senza tagliare i prezzi. Per la scelta del valore del min stay vedi anche il manuale operativo sulle rate fences.
Gli errori più comuni
- Usare l’ADR medio per valutare una richiesta. Conta il valore delle singole notti, non la media.
- Ignorare le notti vicine. Accettare un sabato a un prezzo alto può costare il venerdì e la domenica.
- Dimenticare i costi. Un soggiorno breve ha un costo di cambio camera uguale a uno lungo.
- Applicare lo stesso vincolo su tutti i canali. Su alcune OTA un vincolo forte può far calare la visibilità, come racconto in le regole delle OTA applicate a caso. Meglio verificare canale per canale.
- Usare probabilità inventate. Le soglie valgono quanto il forecast: se non hai storico, parti da stime prudenti e correggile.
- Non misurare. Un vincolo senza verifica è un’opinione.
Come applicarlo in pratica, passo per passo
- Per il periodo che ti interessa, elenca le notti e dividile in punta, spalla e deboli, partendo dal forecast. Per le date inattese vedi micro-stagionalità e date impazzite.
- Stima per ogni notte la probabilità di vendita e il prezzo atteso.
- Calcola costi variabili per notte e costo di cambio camera.
- Calcola la soglia di ogni notte.
- Decidi dove servono vincoli: dove la domanda è forte su una notte e debole sulle vicine.
- Imposta le regole di cambio (pick-up, giorni all’arrivo, occupazione).
- Valuta le richieste fuori standard confrontando il netto con la somma delle soglie.
- Verifica dopo 4-8 settimane con periodi simili e correggi.
Un foglio di calcolo basta per iniziare: una riga per notte, con colonne per probabilità, prezzo atteso, costi e soglia, e una seconda tabella per le richieste. Un RMS può automatizzare i calcoli, ma le regole di fondo restano quelle: sapere cosa stai rifiutando quando dici sì.
Come misurare i risultati
- RevPAR e, se disponibile, ricavo netto per camera disponibile del periodo.
- Numero di notti isolate rimaste invendute.
- Durata media del soggiorno e distribuzione per numero di notti.
- Richieste rifiutate o perse per il vincolo, per esempio ricerche non convertite (vedi le ricerche non convertite).
- Confronto con lo stesso periodo senza vincolo, a parità di giorno della settimana e distanza dalla data.
Se i numeri sono pochi, i risultati sono rumorosi: non trarre conclusioni da un solo weekend. Il quadro generale del revenue management è nella guida completa al revenue management per hotel.
Conclusione
Non esiste un min stay giusto in assoluto, né una politica di prezzo valida per tutte le date. Esiste un modo giusto di decidere: confrontare quello che guadagni accettando una richiesta con quello che potresti guadagnare tenendo la camera in vendita, notte per notte. Chi calcola le soglie sa dire sì e no con un criterio, e può spiegarlo a reception, proprietà e marketing.
Domande frequenti
Cos’è il displacement nelle prenotazioni individuali?
È il ricavo a cui rinunci, o che rischi di perdere, accettando un soggiorno invece di tenere le stesse notti in vendita per altri clienti. Si valuta notte per notte, confrontando il ricavo netto del soggiorno con la soglia delle notti occupate.
Meglio partire con un min stay alto e poi abbassarlo?
Solo sulle notti di punta con domanda forte, e allentando il vincolo se il pick-up è sotto il ritmo previsto. Sulle notti deboli un min stay alto in partenza tende a ridurre le vendite.
Conviene eliminare il min stay e alzare il prezzo?
Dipende dalla distribuzione della domanda. Se è forte su tutte le notti, la leva è il prezzo. Se è forte su una notte e debole sulle vicine, serve un vincolo, perché il prezzo da solo non riempie le notti deboli.
Come calcolo la soglia di una notte?
Moltiplica la probabilità di vendere la camera per il prezzo atteso al netto dei costi. È il valore atteso di tenerla in vendita.
Serve un RMS per fare displacement sui soggiorni individuali?
No, per iniziare basta un foglio di calcolo. Un RMS aiuta quando le notti, i segmenti e i canali da valutare sono molti, ma richiede comunque di conoscere costi e regole.
Qual è la differenza tra min stay su arrivo e min stay su notte?
Il primo si applica alla data di arrivo del soggiorno. Il secondo si applica a ogni notte attraversata. Possono dare risultati diversi sui soggiorni a cavallo di una notte di punta: verifica come lo gestiscono il tuo PMS e il tuo channel manager.